LHC - Adhésions

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Enregistrement/Réadhésion Burette

Accès au dossier listant toutes les demandes de réadhésions à LHC

• https://nuage.heureux-cyclage.org/index.php/f/532794
• Une demande = 1 fichier eml
• Traiter les demandes les plus anciennes en premier en triant sur l'ancienneté du fichier

Mise à jour des coordonnées membre dans la Burette

• https://burette.heureux-cyclage.org/

• Menu Association puis dans la barre de recherche sur la droite, retirer le filtre Tous les membres (en cliquant sur `x`) et rechercher le nom indiqué dans le fichier eml de ré-adhésion.

• Vérifier:

  • dans l'onglet Adhésion s'il a déjà été un membre du type correspondant à la demande de ré-adhésion;
  • adresse (Ville en MAJUsCULE);
  • site oueb;
  • tel avec des espaces (07 06 05 04 02);
  • courriel;
  • dans l'onglet 'Contacts' si les coordonnées de la personne contact est à jour et que l'étiquette contact atelier (à rechercher dans la liste des étiquettes) est bien positionnée sur ce contact.

Création d'une facture de ré-adhésion et potentiellement de don dans la Burette

• https://burette.heureux-cyclage.org/
• Menu Comptiabilité / Facture Client
  • créer une nouvelle facture
  • rechercher le nom indiqué dans le fichier eml de ré-adhésion pour remplir 'Client'
  • saisir la date du jour dans 'Date de facture
  • créer une ligne avec l'article 'Cotisation membre TYPE ANNEE' (voir une autre facture comme modèle) et indiquer le montant dans prix unitaire
  • si il y a un don, créer une ligne avec l'article 'Dons' (voir une autre facture comme modèle) et indiquer le montant dans prix unitaire
  • cliquer sur 'Enregistrer'
  • joindre le fichier eml à la facture et le supprimer du nuage https://nuage.heureux-cyclage.org/index.php/f/532794
  • valider la facture (nécessite rôle Financial manager)
  • envoyer par courrier en utilisant le modèle justificatif d'adhésion (uniquement si ré-adhésion)

Contrôle statut adhésion

Cas général

Ça se passe sur la Burette: https://burette.heureux-cyclage.org/ .

Chaque admin, salarié·e et RG à un accès (mais pas avec les mêmes droits).

Cependant, tou·tes peuvent contrôler l'historique d'adhésion des membres, et donc, leur statut actuel en accédant via le menu:

Association/Membres/Membres

1. Menu Association
2. Sous-menus Membres/Membres
3. Recherche
   • Il y a un filtre par défaut qui fait que seul·es les membres à jour sont listé·es. Si on veut également lister les contacts non-adhérent·es, il faut supprimer se filtre en cliquant sur x;
   • On peut taper des mots et des chiffres dans la recherche pour affiner (et indiquer si la recherche porte sur le nom du contact ou son code postal…).

On peut ensuite cliquer sur le contact pour lequel on souhaite vérifier l'historique d'adhésion.

Pour accéder à l'historique d'adhésion du/de la membre, on clique sur l'onglet Adhésion de sa fiche.

1. Statut actuel de l'adhérent·e:
   • Non membre: n'a jamais adhéré;
   • Membre annulé: a tenté d'adhérer mais ça n'a pas abouti (adhésion refusée, changement d'avis…);
   • Ancien·ne membre: cela fait plus d'un an que la/le membre n'a pas renouvelé sa cotisation;
   • Membre en attente: la dernière facture d'adhésion a été saisie, mais pas validée: soit c'est la première adhésion, et la collégiale n'a pas encore statuée, soit c'est très étonnant;
   • Membre facturé·e: la dernière facture d'adhésion est validée, mais on n'a pas encore forcément enregistré le paiement (ce qui ne veut pas dire qu'elle n'a pas été payée. Seulement, on a pas enregistré l'encaissement);
   • Membre payé·e: c'est tout bon.
2. Liste des dernières adhésions

Si quelqu'un·e n'est pas à jour de sa cotisation, ça se passe par là: https://bulletin.heureux-cyclage.org/

Puis par là: enregistrement_readhesion_burette

Un souci?

La/le membre est persuadé d'avoir déjà réglé sa cotistation alors que la burette indique que ce n'est pas le cas.

Cela peut s'expliquer de plusieurs façons:

• il·le a fait un virement mais n'a pas renseigné le bulletin d'adhésion en ligne ou n'a pas été jusqu'au bout de la démarche. Auquel cas, on peut vérifier le virement dans la liste ici: https://nuage.heureux-cyclage.org/index.php/f/722295
• on a pas encore saisi l'adhésion (on le fait environ tous les jeudis);
• c'est une erreur de notre part.