Paramétrage lors de la première utilisation
Configuration de base
Configuration de l'exercice comptable
- Allez dans : Comptabilité/Configuration/Périodes/Exercices
- Créer --> nommer l'exercice, donner un code (n'importe lequel mais le plus simple est de donner celui de l'année de l'exercice i.e. 2015), choisir les dates de début et fin, choisir "créer des périodes mensuelles" puis "Enregistrer"
Configuration des journaux
- Allez dans Comptabilité/Configuration/Journaux
- Ouvrir le journal "Liquidités", cliquer sur "Modifier" et faire défiler l'écran à droite (ascenseur horizontal) pour voir les comptes par défaut.
- Modifier les comptes 512101 en 5311 pour que les opérations en liquide soient imputées à la caisse de l'asso. Cela aura peut être été déjà fait.
- Aller sur l'onglet "Caisse" et choisir pour compte de transfert interne "580000 Virements internes" puis "Enregistrer".
Configuration des coordonnées de votre compte bancaire
- Comptabilité/Configuration/Comptes/Configurer les comptes bancaires
- Créer --> Sélectionner Type "Compte IBAN"
- Numéro de compte : saisir l'IBAN (FR76...) de votre RIB
- Saisir les coordonnées de l'asso
- Banque : "Créer et Modifier" --> Donner un nom et saisir le code banque (code établissment du RIB) et saisir le BIC du RIB --> "Enregistrer"
- Saisir le code d'identification bancaire (BIC du RIB)
- Journal des comptes : sélectionner "BANK"
- "Enregistrer"
Personnalisation de votre plan comptable
L'opération suivante permet de créer de nouveaux comptes afin de personnaliser votre plan comptable.
Le plus simple pour éviter les paramétrages est de dupliquer un compte existant du même type que celui que vous souhaitez créer.
Par exemple :
- Comptabilité/Configuration/Comptes/Comptes
- Je souhaite créer un compte 131100 : Conseil Général
- Je sélectionne le compte 151800, puis je clique sur "Autres Options"/"Dupliquer". Dans la page qui s'ouvre je modifie le numéro de compte, le nom et le compte parent (ici 13 Subventions d'investissement)
Saisie des "à nouveaux"
Normalement, cette opération n'est à réaliser que lors de la mise sous pression de la burette. Les années suivantes, le report des "à nouveaux" devrait se faire automatiquement.
Pour rappel :
Comptabilisation des "A NOUVEAUX"
L'A Nouveau est une écriture comptable qui résume l'exercice passé pour permettre de repartir sur une nouvelle année (ou exercice).
Rappel: les comptes comptables sont classés par type:
- commençant par 1, 2, 3, 4, 5 : sont les comptes du bilan (actif et passif) ces comptes représentent les tiers tels que: fournisseurs, clients, employés, associés, état, urssaf, agirc, arrco, banque, sicav ainsi que :immobilisations et stocks
- commençant par 6 et 7 : sont les comptes d'achats (dépenses) et ventes (recettes)
A la fin d'un exercice fiscal (31/12 par exemple) vous pouvez éditer la liste de vos comptes comptables (de 1 à 7) avec pour chaque compte un solde au débit ou au crédit.
Rappel: au crédit = ce que la société doit (donc tous les comptes fournisseurs sont au crédit)
Lors de la clôture, les comptes 6 et 7 sont remis à 0 et leur différence: 7(ventes) - 6 (achats) qui est le résultat ( bénéfice ou perte) est basculé dans le compte 120000 ou 129000.
Ainsi l'écriture des A Nouveaux est : le solde au 31/12 des comptes de 1 à 5
- pour les comptes apparaissant dans le PASSIF du bilan : le montant est au CREDIT
- pour les comptes apparaissant dans l'ACTIF du bilan : le montant est au DEBIT
| Description | Partenaire | Compte | Débit | Crédit | état |
|---|---|---|---|---|---|
| à nouveaux N | 11 report à nouveau | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | à préciser | 401 fournisseurs | montant | équilibré | |
| à nouveaux N | à préciser | 408 Factures non parvenues | montant | équilibré | |
| à nouveaux N | à préciser | 43 organismes sociaux | montant | équilibré | |
| à nouveaux N | 487 produits constatés d'avances | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 28 amortissements | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 20 immobilisation incorporelles | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 21 immobilisation corporelles | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 27 immobilisations financières | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 37 stocks | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | à préciser | 411 clients | montant | équilibré | |
| à nouveaux N | 508 valeurs mobilières | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 511 chèques à encaisser | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 512 banque | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 53 caisse | montant | équilibré | ||
| à nouveaux N | 486 charges constatées d'avance | montant | équilibré |
plus une ligne:
- avec le compte 120000 contenant la différence 7 - 6 si elle est positive
- avec le compte 129000 contenant la différence 7- 6 si elle est négative
Pour écrire vos "A nouveaux" dans la Burette :
"Pièces Comptables"/"Ecritures Comptables"
Sélectionner "Période d'ouverture" et "Miscellaneous Journal" puis "Créer" et saisir les lignes d'entrées des a nouveaux. Si nécessaire
voir ci-dessus : "configuration des comptes"
Une fois toutes les lignes saisies (le total doit être équilibré),
sélectionner toutes les lignes et valider les écritures. Aller en sur
"Période" et clôturer la période d'ouverture.
Si vous ne connaissez pas encore vos "A nouveaux" parce que vous
n'avez pas début janvier encore clôturé l'ancien exercice comptable
alors vous pouvez vous passez de remplir ces "a nouveaux" dans la
"Période d'ouverture".